इमेल लेख्दा ध्यान पुर्‍याउनु पर्ने केही कुराहरू

इमेल आधुनिक सूचना प्रविधिको युगको एक अपरिहार्य सञ्चारको माध्यम भइसकेको छ। पठाएको केही सेकेन्डमै विश्वको एक कुना देखि अर्को कुनामा सन्देश पठाउन सकिने यस प्रविधिले हामी सबैको जीवनशैलीमा अवश्य नै परिवर्तन ल्याएको छ।

चिठीको तुलनामा इमेललाई निकै नै अनौपचारिक तथा बढि व्यक्तिगत प्रयोजनको निम्ति प्रयोग गरिन्छ। साथीभाईहरुलाई सन्देश पठाउँदा जस्तो सुकै तरिकाले प्रयोग गर्न सकिने भए तापनि औपचारिक कार्यहरूका निम्ति यसको प्रयोग गर्दा भाषा तथा शैलीमा ध्यान पुर्‍याउनु राम्रो हुन्छ। इमेल प्रयोग गर्दा के के कुरामा ध्यान पुर्‍याउनु पर्छ त? आज हामी यसै विषयमा छलफल गर्दैछौँ।

• इमेल लेख्दा कहिले पनि capital अक्षरहरूको प्रयोग गर्नु हुँदैन। capital अक्षरहरूको प्रयोग गर्दा कराएको वा ठूलो स्वरमा बोलेको भन्ने बुझिन्छ। कसैसैग साच्चै चिच्याएको आशय बाहेक capital अक्षरहरूको प्रयोग कहिल्यै गर्नु हुँदैन। पुरै इमेल capital अक्षरमा लेखिएको छ भने त्यस इमेल प्राप्त गर्ने व्यक्तिलाई कराएको जस्तो अर्थ लाग्छ। यो कुरा इमेल प्राप्त गर्ने व्यक्तिले पक्कै पनि राम्रो मान्नै छैन।
• इमेल लेख्दा subject वा विषय को ठाउँ पनि खालि राख्नु हुँदैन। यदि तपाइ धेरै इमेल प्राप्त गर्ने व्यक्तिलाई मेल गर्दै हुनुहुन्छ भने उसलाई विषय खाली भएका मेल मिलाउन गार्‍हो हुने गर्दछ। त्यस्तै विषय खाली राख्दा यस्ता इमेललाई spam ठानी मेटाउने सम्भावना पनि रहने गर्दछ। त्यसमाथि विषयले पठाइएको इमेलको बारेमा छोटकरीमा जानकारी पनि दिने हुनाले विषय लेख्न नछुटाउन नै राम्रो हुन्छ।
• त्यस्तै इमेलको subject मा Hi Hello जस्ता स साना शब्दहरू प्रयोग गर्नु सट्टा इमेलको बारे पूर्ण जानकारी दिने वाक्यहरूको प्रयोग गर्नु नै राम्रो हुने गर्दछ। यस्ता स‍-सामा शब्दहरूको प्रयोग गर्ना इमेल को विषय झन अस्पष्ट हुने गर्दछ।
• इमेल एक भन्दा बढि व्यक्तिलाई पठाउनु छ भने Blind Carbon Copy अर्थात् BCC को प्रयोग गर्न पनि हिच्किचाउनु हुदैन्। धेरै व्यक्तिहरूले bcc को सट्टा Carbon copy अर्थात् cc को प्रयोग गर्ने गर्दछन्। तर यसरी cc को प्रयोग गर्दा सबैले इमेल क-कसलाई पठाइएको छ भनी थाहा पाउने हुनाले गोपनीयताको हिसाबले पनि bcc प्रयोग गर्नु राम्रो हुन्छ।
• इमेल फर्वर्ड गर्दा पनि निकै नै ध्यान पुर्‍याउनु पर्छ। कुनै पनि मेल फर्वार्ड गर्दा त्यो इमेल प्राप्त गर्ने व्यक्तिलाई मन पर्ला कि मन नपर्ला भनि विचार गर्नु जरुरी हुन्छ। तपाईँलाई रमाइलो लाग्ने सामग्री अरू कुनै व्यक्तिलाई बेइज्जत गरेजस्तो लाग्न पनि सक्छ। त्यसैले इमेल फरवर्ड गर्दा साथीहरूको इमेल ठेगाना छान्दा उसलाई त्यस इमेल मन पर्ला कि नपर्ला भनी सुरुमै विचार गर्नु राम्रो हुन्छ।
• आफूलाई आएको व्यक्तिगत इमेल पनि फरवर्ड नगर्दा नै राम्रो हुन्छ। यसरी forward गर्नै परेमा पनि इमेल पठाउने व्यक्तिको स्वीकृति लिनु राम्रो हुन्छ।
• त्यस्तै नयाँ भाइरसको सूचना दिने आशय भएका इमेलहरू पनि अरुलाई फरवार्ड नगर्दा नै राम्रो हुन्छ। भाइरस सम्बन्धी इमेल पाउनु भनेको निकै नै असान्दर्भिक कुरा हो। यस्ता इमेलहरूमा भाइरस हटाउने सम्बन्धी पनि जानकारी हुन सक्छ, जसको प्रयोगले तपाईको साथीहरूको कम्प्युटर झन् बिग्रन पनि सक्छ। त्यसमाथि यस प्रकारका इमेलहरू ९९% गलत नै हुने गर्दछ। यसरी गलत सूचना अरुलाई पठाउनु पक्कै पनि राम्रो कुरो हैन।
• इमेल पठाउँदा ठुल्ठुला attachment हरू पठाउनु पनि राम्रो हैन। धेरै इमेल भण्डारण क्षमता भएका प्रयोगकर्ताहरूलाई यो कुराले समस्या नपार्ला तर भण्डारण क्षमता कम भएका इमेलहरूमा यस्ता ठूला मलेहरु पठाउँदा भण्डारण पुर्णरुपमा भरिइ अरू इमेल प्राप्त गर्न नसक्ने पनि हुन सक्छ। त्यसमाथि इमेल पाउनेलाई यस्ता ठूला ठूला इमेलहरू हेर्न पनि झर्को हुने गर्दछ।
• त्यस्तै इमेलमा attachment पठाउँदा दुई भन्दा बढि फाइलहरू छन् भने यस्ता फाइलहरूलाई zip गर्नु राम्रो हुन्छ। यसले गर्दा इमेल प्राप्त गर्ने व्यक्तिलाई यी फाइलहरू डाउनलोड गर्न सजिलो हुनुका साथै छिटो पनि हुने गर्दछ। यसरी zip गर्दा फाइलको आकार सानो हुने भएकाले पठाउँदा पनि कम समय लाग्ने गर्दछ।
• इमेल पठाउनु भन्दा पहिले एक पटक पुरा इमेल पढ्न तथा spell check गर्न पनि बिर्सन हुँदैन। इमेल एकपटक पठाइसकेपछि रद्द गर्न मिल्दैन। तपाइले गरेको सानो गल्तीले अर्थको अनर्थ लगाउन सक्छ।
• इमेलको अन्त्यमा आफ्नो नाम पनि लेख्न छुटाउनु हुदैन। हुन त इमेल प्राप्त गर्दा नै नाम आउने गर्दछ, तर कसैकसैले यसरी आएको नामलाई आधिकारिक नमान्न सक्छन। त्यस्तै इमेल अरुको इमेल account बाट पनि पठाउन सकिन्छ। त्यसैलै इमेलको अन्त्यमा आफ्नो नाम लेख्नु नै राम्रो हुने गर्दछ। यदि तपाईलाई आफ्नो नाम उल्लेख गर्न मन छैन भने आफूलाई सम्पर्क गर्न सकिने इमेल ठेगाना भने राख्न भुल्नु हुदैन।
• इमेलको भाषिक शैली ले तपाईको मुडको बारेमा जानकारी दिन सक्छ। त्यस कारण खराब मुडमा इमेल नलेख्नु नै राम्रो हुन्छ।
• इमेल प्राप्त गरिसकेपछि यदि त्यो आफूलाई मात्र पठाइएको हो भने reply पठाउन बिर्सन हुँदैन। यसो गर्दा पठाउने व्यक्तिलाई त्यो इमेल तपाइले प्राप्त गरिसक्नु भयो भन्ने कुराको पनि जानकारी हुने गर्दछ।
• यदि तपाइ कुनै discussion group वा forum मा इमेलमा पठाउँदै हुनुहुन्छ भने कुनै पनि हालतमा आफ्नो वा अरु कसैको फोन वा इमेल ठेगाना उल्लेख गर्नु हुदैन। यसरी इमेल उल्लेख गर्दा अर्काको गोपनीयता भङ्ग हुनुका साथसाथै spam इमेलहरू पनि आउने सम्भावना हुने गर्दछ।
• त्यस्तै आफूलाई प्राप्त भएको spam इमेलहरूलाई पनि कहिल्यै reply गर्नु हुदैन। यस्ता इमेल reply गर्दा spam इमेल पठाउने व्यक्तिहरूलाई तपाई साच्चिकै spam इमेल पनि हेर्नुहुन्छ भन्ने भान पर्न जान्छ र तपाईलाई झन् धेरै spam इमेल प्राप्त हुन सक्छ।
• इमेल reply गर्दा reply तथा reply to all भनी दुई सुविधाहरू हुने गर्दछन्। reply मात्र गर्दा केबल इमेल पठाउने व्यक्तिलाई इमेल जाने गर्दछ। तर reply to all गर्दा इमेल प्राप्त गर्ने सबैलाई तपाईले पठाएको reply जाने गर्दछ। त्यसकारण यी दुई सुविधाको प्रयोग गर्दा निकै नै ध्यान पुर्‍याउनु गर्ने हुन्छ।
• इमेल लेख्दा हामी शब्दहरूलाई निकै नै छोट्याउने गर्दछौ। जस्तै कि please लेख्दा plz, you को सट्टामा u मात्र। साथीभाइहरुका बीच यस्ता शब्दहरूले खासै फरक नपारे पनि औपचारिक मेल लेख्दा यस्ता शब्दहरूको प्रयोग नगर्दा नै राम्रो हुन्छ।
• यदि तपाइ कुनै संस्थामा काम गर्नु हुन्छ र तपाईको त्यस संस्थाको इमेल ठेगाना छ भने त्यस इमेल ठेगानालाई आफ्नो व्यक्तिगत प्रयोजनका निम्ति प्रयोग नगर्दा नै राम्रो हुन्छ। त्यस्तै ती इमेलहरूमा अनावश्यक forward हरू पठाउनु पनि राम्रो हैन। फरक फरक संस्थाका इमेलको प्रयोग सम्बन्धी फरक फरक नियमहरू हुन सक्छन्। इमेलको प्रयोग गर्नु भन्दा पहिले नै इमेल प्रयोग सम्बन्धी संस्थाका नियमहरुबारे जानकारी राख्नु राम्रो हुन्छ।
• इमेलको आकार सके सम्म छोटो राख्दा नै राम्रो हुने गर्दछ। साधारण चिठीको तुलनामा सबैले इमेल निकै नै ठूलो संख्यामा प्राप्त गर्ने गर्दछन्। त्यसैले आफ्नो कुरा छोटो राख्दा आफ्नो मात्र नभइ इमेल प्राप्त गर्ने व्यक्तिको पनि समयको बचत हुने गर्दछ।